System obsługi reklamacji – czym kierować się podczas wyboru

Reklamacja jest jednym z podstawowych praw konsumenta. Prowadząc przedsiębiorstwo, które oferuje usługi, czy też produkty należy liczyć się z ryzykiem niezadowolonych klientów. To, w jaki sposób będzie przebiegał proces reklamacji w dużej mierze decyduje o tym, czy dana osoba ponownie obdarzy nas zaufaniem. Program do reklamacji – https://focustelecom.pl/blog/system-obslugi-reklamacji-wybor/ – umożliwia przyspieszenie tego procesu, a także pozwala na skuteczne zarządzanie. Dlaczego czas odgrywa tutaj znaczącą rolę? Przede wszystkim dlatego, że na rozpatrzenie reklamacji mamy zaledwie 14 dni. Dobrze jednak odpowiedzieć na nią wcześniej, tak aby klient miał szansę zapoznać się z podjętą decyzją.

Program do reklamacji – wysoka funkcjonalność

Istotnym jest to, aby program do reklamacji był jednocześnie funkcjonalny oraz bezproblemowy w obsłudze. Najlepiej, aby umożliwiał obsługę kilku kanałów jednocześnie, ponieważ reklamacje napływają do nas z różnych stron (m.in. telefonicznie, mailowo, pisemnie). Wszystkie informacje zostaną zgromadzone w jednym miejscu. co zwiększa komfort pracy, a także niweluje ryzyko popełnienia błędu, Należy również podkreślić, że klient otrzyma odpowiedź w wygodnej dla niego formie przekazu. Z pewnością wpłynie to na jego satysfakcję.

Program do reklamacji powinien również działać w sposób automatyczny. Przekłada się to na szybszą realizację powierzonych zadań. Określenie konkretnych reguł sprawia, że zadania nie przechodzą przez wszystkich pracowników, lecz trafiają do wyznaczonych osób.

Bardzo ważnym czynnikiem są również makra, które dają możliwość skategoryzować daną reklamację. Nierzadko spotykamy się z sytuacją, że reklamacje składane przez klientów są bardzo do siebie podobne. Określając charakterystyczne parametry bez przeszkód przypiszemy daną sprawę do właściwej kategorii. Nie wymaga to dużych nakładów pracy. Wystarczy jedynie kilka kliknięć w systemie.

Z punktu widzenia klienta program do reklamacji powinien na bieżąco informować o toku danej sprawy. Oczywistym jest to, że każdy lubi mieć świadomość, co dzieje się z jego reklamacją. Z tego względu system powinien informować o m,in, czy reklamacja oczekuje na rozpatrzenie, jest przyjęta, czy też odrzucona. Ważne jest to, aby komunikować się z klientem dogodnym dla niego kanałem.

Program do reklamacji – najwyższy standard obsługi

Oczywistym jest, że na przebieg reklamacji ma wpływ wielu pracowników z różnych działów. Istotnym jest to, aby mieli oni bezproblemowy dostęp do systemu. Narzędzie Lekki Agent gwarantuje dostęp do danych, wszystkim osobom, które zyskały upoważnienie (m.in. rzeczoznawcom, informatykom, księgowym). Wszystko to sprawia, że rozpatrzenie sprawy będzie odbywało się jeszcze szybciej. Na uwagę zasługuje fakt, że to narzędzie pozwala zintegrować pracę różnych obszarów przedsiębiorstwa np. działu obsługi oraz działu reklamacji. Sprawna komunikacja wewnętrzna przekłada się na wzrost standardu obsługi.

Program do reklamacji nie tylko powinien rozdzielać zadania pomiędzy pracownikami, ale również pilnować termin ich realizacji. W odpowiednim momencie wysyła on stosowne przypomnienia, które minimalizują ryzyko opóźniania prac.

Każde przedsiębiorstwo powinno mieć możliwość samodzielnego ustalenia polityki SLA. Nie od dziś wiadomo, że niektórzy klienci są dla nas szczególnie ważni. Dbamy o ich potrzeby, a także staramy się im zagwarantować obsługę na światowym poziomie. Polityka SLA pozwala ustalić reguły, według których będą obsługiwane reklamacje standardowe, czy też wyjątkowe reklamacje napływające od klientów VIP.

Dowiedz się więcej o programie Szef!